Loading...
HomeMy WebLinkAbout2014 10-13 City Council Workshop PacketAGENDA MAPLEWOOD CITY COUNCIL MANAGER WORKSHOP 5:00 P.M. Monday, October 13, 2014 City Hall, Council Chambers A. CALL TO ORDER B. ROLL CALL C. APPROVAL OF AGENDA D. UNFINISHED BUSINESS None E. NEW BUSINESS 1. Review of Request for Proposal for City Legal Services: a. City Attorney - General Municipal Law b. Prosecution c. Human Resources 2. Discussion of Labor Contract Negotiations (Report Distributed at Meeting) a. Intent to Close Meeting (§13D.03) F. ADJOURNMENT THIS PAGE IS INTENTIONALLY LEFT BLANK MEMORANDUM TO: City Council FROM: Melinda Coleman, Interim City Manager DATE: October 6, 2014 SUBJECT: Review of Request for Proposal for City Legal Services a. City Attorney – General Municipal Law b. Prosecution c. Human Resources Introduction The City of Maplewood has not gone out for an RFP for Attorney Services since 2006. It is good business practice to solicit Requests for Proposals for Services on a periodic basis to ensure the City is getting the best service at the best cost. For this reason, staff has prepared a detailed Request for Proposals for General Municipal Law, Prosecution and Human Resources. The request is written in such a way that those prospective Attorneys/Firms can bid on one, two or all three of the service areas. This gives the City the most flexibility when awarding contracts for services that would begin in January of 2015. Discussion The Request for Proposal outlines the timeframe and gives general information about the City and the Scope of Work for the 3 service areas. The City Council should select two Council members to work with Interim City Manager Coleman and Chief Schnell to review the proposals and make recommendations for interviews. The interviews would take place between November 17th and 24th. Budget Impact None Recommendation It is recommended that the City Council review the attached RFP and direct staff to send it out to the legal firms in the metropolitan area. Staff has a list of these firms obtained from the League of Minnesota Cities. Attachment 1. Request for Proposal for City Legal Services E1 Workshop Packet Page Number 1 of 9         City of Maplewood  Request for Proposals  For City Legal Services         City of Maplewood  1830 County Road B East  Maplewood, MN 55109  http://www.ci.maplewood.mn.us      October 2014          E1, Attachment 1 Workshop Packet Page Number 2 of 9 PURPOSE    The City of Maplewood is requesting qualifications and proposals for Legal Services from firms experienced in  municipal law.  Firms may choose to be considered for one, two, or all of the following services:     City Attorney‐general municipal law   Prosecution   Human Resources    As a result of this Request for Proposals (RFP), the City will select a top qualifier for one, two, or all of the services  requested with whom to commence contract negotiations.  If negotiations are successful, the City will enter into a  professional services contract with that firm. The City will consider a City Attorney Services contract of three (3)  years, renewable annually.  The initial contract period is anticipated to start January, 2015 and run through  December 31, 2017. The City reserves the right to conduct an annual review of these services and the City  Attorney’s performance.  The City retains the option to use alternative service methods and providers when the  City deems it appropriate.    a) INTRODUCTION AND BACKGROUND    A. Background  Maplewood is a suburb of about 36,279 (2005) in the Twin Cities metropolitan area located  about 15 minutes or 9 miles from downtown St. Paul. Maplewood has over 33 parks and a great  trail system.     In addition to providing general government services, Maplewood provides a full range of other  services including police and fire protection, building and other safety inspections, planning and  zoning, economic development, environmental services, parks and recreation, public works,  snow removal, infrastructure maintenance and repair, and others.      The city also has its own Community Center and has a wide variety of recreational opportunities  which add to the quality of life in Maplewood. Maplewood provides its citizens a sense of  community. The city is filled with a combination of lush wooded areas, lakes, ponds, beautiful  parks and trails as well as nice residential areas and well planned commercial and industrial  areas.  The City of Maplewood operates under the Council‐Manager plan. Under this form of  government, all legislative power is vested in the elected, part‐time City Council. This Council  consists of a Mayor and four Council members who are elected at large for four‐year  staggered terms.    The Council adopts policies and ordinances and appoints a professional, full‐time City Manager to  carry them out. The City Manager is solely responsible for the administration of City business and  may delegate authority to promote efficient use of staff time.    The Mayor and Council members also serve as the Maplewood Area Economic Development  Authority (EDA) which was established and has all of the powers, duties and responsibilities  pursuant to Minnesota State Statutes §§ 469.090 through 469.1081. The EDA has the role and  responsibility and authority to carry out economic and industrial development and  redevelopment within the Maplewood area pursuant to bylaws as may be adopted by the  authority.     The EDA confers with city departments and other public and private groups on matters relating  E1, Attachment 1 Workshop Packet Page Number 3 of 9 to business and industrial development and periodically surveys the area's industrial and  commercial climate.     The City Council meets on the second and fourth Mondays of each month in the Maplewood City  Hall Council Chambers at 1830 County Road B East at 7:00 pm.    The EDA meets on an as needed basis in the Maplewood City Hall Council Chambers located at  1830 County Road B East.    B. General Information and Scope of Work  The City of Maplewood invites written proposals from qualified law firms interested in providing  City Attorney, Prosecution, and Human Resource services. Below is a description of attorney  services to be provided for each area of expertise.      1) City Attorney.    The City Attorney is expected to provide general legal services for the City and act in an  advisory capacity to the City Council, City Manager, staff and appointed committees, as  directed.  Specifically, the City Attorney can expect to provide, but not be limited to, the  following services:   Attend all City Council meetings and selected work sessions.  Attend commission,  committee and staff meetings as requested by the City Council or City Manager.   Draft ordinances, resolutions and correspondence as requested.   Prepare official documents including development agreements and planned unit  development agreements.   Review Council and Planning Commission agenda backgrounds and minutes, and the  advisory boards’ documents, as needed.   Participate in meetings and discussions with Mayor, Councilmembers, City Manager,  staff and other individuals as requested.   Draw up municipal contracts for public improvements, joint powers agreements,  purchases and other purposes as requested.    Assist staff in processing licensing violations, administrative fines and suspensions.   Represent the City in the acquisition of property and easements.   Conduct occasional law updates for City Council and staff as necessary.   Advise and assist staff as requested in the development of Requests for Proposal and  formal bid documents.   Represent the City in matters related to the enforcement of City building, housing,  zoning and fire codes.   Research and submit legal opinions on legal matters requested by City Council or City  Manager.    Provide advice on open meeting law, data practice, records retention and privacy issues.   Defend city in litigation (except in those cases where insurance companies are required  to provide defense) including, but not limited to, 1) human rights claims; 2)  condemnation; 3) permits and administrative actions; and 4) related claims against the  City.   In coordination with Bond Counsel, review of financing, special assessments, bonds and  insurance requirements required by or for city contracts or activities.   Represent the city in the acquisition of properties for public improvements, easements,  and parks.   Represent the city in condemnation proceedings for public improvement projects.   Initiate litigation on behalf of city as requested by City Council.   Interpret and advise regarding state land use statutes and City Code.  E1, Attachment 1 Workshop Packet Page Number 4 of 9  Interpret and advise regarding impact fees and legal uses.   Advise and represent the city on environmental matters.   Prepare and/or review the following:  o Conditional Use Permits and Documentation  o Vacation of Right‐of‐Way  o Special Assessments  o Planned Unit Developments  o Development Agreements  o Subdivision and Zoning Requests   Possess an adequate knowledge of TIF laws and understand their application.    2) Prosecution Services.    The prosecuting attorney shall represent and prosecute all criminal law matters within the  city’s jurisdiction.  Specifically, the Prosecuting Attorney can expect to provide, but not be  limited to, the following services:     Scheduling, coordinating officer appearances.   Reviewing all criminal cases presented for purposes of prosecution.   Determine technical compliance with criminal code and other state statutes.   Writing complaints.   Making recommendations to the court for alternatives to prosecution where  appropriate.   Act as a resource to the Police Department in the development of criminal cases   Provide training sessions for police staff as needed.    Timely pursuit of disposition of criminal cases in advance of actual court cases to avoid  unnecessary officer court time.   Process and present forfeiture cases on behalf of the Police Department.    3) Human Resource (HR) Services.  The Human Resource Attorney is expected to provide general human resource legal services  for the City and act in an advisory capacity to the City Manager and City Council, as directed.   Specifically, the Human Resource Attorney can expect to provide, but not be limited to, the  following services:     Provide recommendations and guidance on employment matters.   Review and provide opinions regarding labor disputes.   Represent the city on grievances filed by the unions.   Assist the City Manager in the negotiation process for renewing labor contracts.  The  City currently has seven (7) contacts representing approximately 180 employees.     Provide guidance and legal review regarding disciplinary action(s) against city employees   Provide legal support to the Police Civil Service Commission, as needed.      C. Qualifications and Selection Criteria  The City of Maplewood intends to select and award a contract to the firm best qualified to  perform the work described in Section (b) based on cost, extent and quality of firm’s resources,  communication and presentation skills, and quality and extent of municipal representation  experience.  D. Review and Recommendation Process  Based upon review of the submitted proposals and potential interview of qualified  firms/candidates, one firm/candidate will be recommended to the City Council for approval in  E1, Attachment 1 Workshop Packet Page Number 5 of 9 each of the three (3) service disciplines.  Interviewing, if needed, is preliminarily scheduled for  the week of November 17, 2014 at Maplewood City Hall.  E. Financial Liability Limitations  The City of Maplewood shall not be liable for any expenses incurred by the applicant associated  with the preparation of the proposal, attendance at the interviews, preparation of a  compensation (fees) schedule or final contract negotiations.  F. Rights of Review  The City of Maplewood reserves the right to reject any proposal or to request additional  information from any or all applicants.  G.   Proposals Considered Public Data  Consistent with Minnesota Statues Chapter 13, proposals submitted may be considered public  data and may be released to those who request copies.  b) PROPOSAL  INSTRUCTIONS    A. Proposal Submission    Six (6) paper copies and one (1) electronic file in PDF format of the Proposal shall be submitted  to:  Melinda Coleman  Interim City Manager  City of Maplewood  1830 County Road B East  Maplewood, MN 55109  651‐249‐2055  Melinda.Coleman@cimaplewood.mn.us    All responses, questions, and correspondence should be directed to Melinda Coleman, Interim  City Manager.   In the interest of fairness to all respondents, please do not contact other city staff members,  elected officials (Mayor and Council), or any other appointed/delegated city officials.  B. Anticipated Schedule (subject to change)    1. Proposal Due Date November 7, 2014     2. Review of RFP’s Completed November 17, 2014    3. Interviews (If Needed)   Week of November 17 ‐ 24, 2014    4. Contract Negotiation Completed December 5,  2014  E1, Attachment 1 Workshop Packet Page Number 6 of 9   5. Contract Finalization and City Council approved December 8, 2014    6. Contract Effective Date  January 12, 2015    NOTE:  ALL PROPOSALS MUST BE RECEIVED BY NOVEMBER 7, 2014 AT MAPLEWOOD CITY  HALL NO LATER THAN 4:00 P.M.  C) PROPOSAL CONTENT  During the evaluation process, the City of Maplewood shall reserve the right to request  additional information or clarifications from a firm, or to allow corrections of errors and/or  omissions.      Cover Letter/Title Page  Title page showing the following:  The firm’s name, address, telephone, and email address of the  contact person; and the date of the proposal.  1) Transmittal Letter  A signed letter of transmittal briefly stating the firm’s understanding of the work to be done, the  commitment to perform the work within requested time periods, a statement why the firm  believes that it is best qualified to perform the engagement and a statement that the proposal is  a firm and irrevocable offer.  2) Technical Proposal  I.  Firm Background:    a) Brief history of firm including nature of the firm’s practice.  b) Number of attorneys, including number of partners and associates and areas of specialty.  c) Provide the overall capabilities, qualifications, training, and areas of expertise for each of the  attorney’s likely to provide service under the agreement including the length of employment  for each person and his/her area of specialization.  d) Support personnel including number and expertise.  e) Office organization and support capabilities.  f) Office locations(s).  g) Current use of technology, especially capability for computerized legal research and for  sharing and editing documents electronically.  h) Statements of any malpractice claims and/or ethics complaints taken against your firm or  firm’s attorney(s) over the last five years and the status or outcomes of such action.  Indicate  whether any action is pending or is currently under review by the State Ethics Board.  i) Statement of 2013 billings for municipal work as a percentage of total 2013 billings.  j) Describe malpractice insurance coverage: carrier, limits, and exemptions.  k) Statement of compliance with federal and state laws respecting civil rights.            E1, Attachment 1 Workshop Packet Page Number 7 of 9 II. Attorney Qualifications:    a) Identify the specific attorney who will serve as the lead attorney for each of the legal  services you have expressed interest in providing, and indicate the following:     Academic training and degrees   Year admitted to the Minnesota Bar Association   Description of background and experience    Description of current municipal experience including cities served in a similar  capacity   List of litigation in communities where designated attorney served as lead attorney  and outcomes of litigation   Professional affiliations  III. Identify attorney who will serve in the lead attorney’s absence, and provide information as  requested in No. 1 above.  IV. Identify other attorneys and support staff who will supply services for which the city will be  charged.  V. Indicate current responsibilities of person designated to serve as lead attorney.  VI. Indicate whether the firm has experience with municipal electrical power utilities and  identify/provide information consistent with No. 1 above.  VII. List cities you currently represent and for what type of service.  VIII. List cities you began representing in the last three years and cities you stopped representing in  the last three years.  IX. Names, telephone numbers, and contact person of at least five (5) client references, at least two  (2) of which shall be cities.  X. Describe the firm’s view of their responsibilities to the city in the providing of legal services.  XI. Describe proposed insurance coverages applicable to the agreement and a copy of current  Malpractice/liability Insurance Certificate.    XII. Conflict of Interest:  1. Indicate whether designated lead attorneys or the law firm represent, or have represented, any  client whose representation may conflict with your ability to provide legal services to the city.  2. Indicate whether designated lead attorneys or the law firm currently represent any real estate  developers. If so, please identify those companies or persons in detail and provide a percentage  breakdown of how much this work represents of your firm’s total billings.  3. Identify what procedures your firm utilizes to identify and resolve conflicts of interest.  XIII. City/City Attorney Relationship:  1. Describe how you would structure the working relationship between the City Attorney and the  City Council, City Manager, Department Directors, and other staff members.  2. Define the standard timeframes for response by the City Attorney to direction and/or inquiry  from the City Council or City Manager.  3. Describe the systems or mechanisms that would be established for monthly reporting of the  status of projects, requests, and litigation.  XIV. Prosecution  1. Propose a process by which monthly criminal prosecution efforts are qualitatively reported to  the City Manager and/or Council.   2. Describe a mechanism for reporting statistics, including: cases charged, cases dismissed, jury  trials, guilty pleas, continuance for dismissal, diversion and/or stays of adjudication (as case  dispositions).   3. Describe your proposed prosecutorial philosophy with regard to matters of public safety  importance, such as domestic violence related crimes and driving while intoxicated crimes.  Due to the high volume of misdemeanor and gross misdemeanor theft related crimes occurring  in the City’s large retail area, describe a strategy(ies)that holds offenders accountable and yet  may minimize collateral consequences for offenders.  E1, Attachment 1 Workshop Packet Page Number 8 of 9 4. Describe your level of interest and/or willingness to develop a clear and comprehensive strategy  to assist persons cited or arrested for repeat drivers license offenses come into compliance with  Minnesota law.     XIV. Fees:  1. City Attorney‐firms desiring to be considered for City Attorney services shall indicate a monthly  retainer amount and describe specific services to be included within the retainer and any  services that would be outside the retainer (refer to the list of services in Section VI.) For services  outside the retainer, indicate the hourly rate for City Attorney and other attorneys and support  staff that may be working on city business.  2. The city is interested in exploring alternative fee arrangements other than the retainer or hourly  rate. Indicate any alternate billing arrangements you would be willing to consider and under  what circumstances they would be most appropriate.  3. Firms shall indicate all other costs and reimbursables including travel (per mile), telephone,  printing, photocopying, etc.  4. Firms shall indicate the minimum increment of time billed for each service including phone calls,  correspondence, and personal conferences.    c) CONTRACT EXECUTION  The information below is being provided as part of this Request for Proposal to give proposers an  understanding of the City’s expectations with respect to contract execution.  A. Negotiations and Contract Execution  The City reserves the right to negotiate the final terms and conditions of the contract to be  executed.  Should the City and a firm be unable to agree upon the entire contract, the City  reserves the right to discontinue negotiations, select another firm, or reject all of the statements  of proposal.  Upon completion of negotiations agreeable to the City and firm, a contract shall be  executed.  It is anticipated that the City will establish a relationship with a selected firm for a minimum of  three (3) years.  A contract for one year with annual renewals is expected.  Each party may  terminate the contract with 90‐day notice.  d) Contracting Ethics  1. No elected official or employee of the City of Maplewood who exercises any responsibilities in  the review, approval, or implementation of the proposal shall participate in any decision which  affects his or her direct or indirect financial interests.    2. It is a breach of ethical standards for any person to offer, give, or agree to give any City of  Maplewood employee or Council person, or for any City of Maplewood employee or Council  person to solicit, demand, accept, or agree to accept from another person or firm, a gratuity or  an offer of employment whenever a reasonable prudent person would conclude that such  consideration was motivated by an individual, group or corporate desire to obtain special,  preferential, or more favorable treatment than is normally accorded the general public.    3. The firm shall not assign any interest in this contract and shall not transfer any interest in the  same without the prior written consent of the City.    4. The firm shall not accept any private client or project which, by nature, places it in ethical conflict  during its representation of the City of Maplewood.    E1, Attachment 1 Workshop Packet Page Number 9 of 9